Số nhân thời gian" là gì và làm thế nào để cải thiện năng suất?
Trong một thế giới nơi chúng ta không cảm thấy mình có đủ thời gian trong ngày, chúng ta cần có chiến lược về cách chúng ta dành thời gian.
"Số nhân thời gian" là gì và làm thế nào để cải thiện năng suất?
[Ảnh: hanamirae / iStock]
BỞI JORY MACKAY, TRÒ CHƠI CỨU HỘ4 PHÚT ĐỌC
Nếu bạn đang tìm kiếm lời khuyên về cách sắp xếp thời gian cho công việc quan trọng nhất của bạn mỗi ngày, bạn chắc chắn sẽ chạy qua câu nói nổi tiếng này của Abraham Lincoln:
Nếu tôi có sáu giờ để chặt cây, tôi sẽ dành bốn giờ đầu để mài rìu.
Vâng, Abe. Chúng tôi hiểu rồi. Sẽ hiệu quả hơn nhiều khi cung cấp cho mình các công cụ phù hợp và lên kế hoạch trước khi bạn lao đầu vào một vấn đề. Tuy nhiên, có bao nhiêu người trong chúng ta làm điều đó với ngày làm việc của chúng tôi?
Thay vì lập kế hoạch đúng và thiết lập đúng công cụ , chiến lược quản lý thời gian và quy trình làm việc, chúng tôi ngồi xuống vào buổi sáng và tưởng tượng một lá cờ ca rô vẫy trước mắt. Trước khi chúng tôi biết điều đó, chúng tôi đặt bàn đạp xuống sàn cho đến khi chúng tôi đi đến cuối ngày hoặc hết xăng (hay còn gọi là kiệt sức ).
Nhưng thật điên rồ khi nghĩ rằng chúng ta có thể theo kịp nhịp sống này lâu dài. Thay vào đó, chúng ta cần tìm cách để có được nhiều hơn từ thời gian giới hạn chúng ta có mỗi ngày. Chúng ta cần làm sắc nét các trục của chúng tôi. Chúng ta cần số nhân thời gian.
HIỆU ỨNG SỐ NHÂN: LÀM THẾ NÀO MỘT SỐ CHIẾN LƯỢC NHẤT ĐỊNH CÓ TÁC ĐỘNG QUÁ MỨC ĐẾN NGÀY VÀ CUỘC SỐNG CỦA BẠN
Theo nghĩa cơ bản nhất của từ này, một số nhân của Google là một người, công cụ hoặc chiến lược tạo ra một kết quả không tương xứng so với đầu tư.
Ví dụ: nếu bạn đầu tư 100 đô la vào giá đỡ chuối của mình và kết quả là doanh thu 1.000 đô la, thì khoản đầu tư đó là một cấp số nhân.
Một ý tưởng đơn giản hơn là một cái búa. Nó khuếch đại nỗ lực của bạn để tạo ra nhiều sản lượng hơn (và là một địa ngục ít đau đớn hơn nhiều so với cố gắng đập một cái đinh vào tường bằng tay không).
Tất cả chúng ta đều thích ý tưởng nhận được một cái gì đó cho (hầu như) không có gì. Và may mắn thay, bạn có thể làm tương tự với thời gian của bạn.
Hệ số nhân thời gian là một chiến lược hoặc công cụ tạo ra nhiều thời gian rảnh hơn cho bạn trong tương lai. Đó là cách quản lý thời gian tương đương với việc mài rìu của bạn.
Có tất cả các loại số nhân thời gian bạn có thể sử dụng, từ các ứng dụng năng suất đến các chiến lược như Bắt đầu mọi thứ . Nhưng đây là một vài ví dụ đơn giản bạn có thể sử dụng để bắt đầu.
DANH SÁCH VIỆC CẦN LÀM: NHÂN THỜI GIAN CỦA BẠN BẰNG CÁCH HỌC CÁCH ƯU TIÊN ĐÚNG CÁCH CHO CÁC NHIỆM VỤ
Một trong những cách đơn giản nhất bạn có thể nhân lên thời gian mỗi ngày là sử dụng nó hiệu quả hơn. Một giờ tập trung vào một nhiệm vụ có ý nghĩa có hiệu quả gần gấp tám lần so với cả ngày dành cho việc thiếu quyết đoán hoặc phân tán giữa các email vô nghĩa, các cuộc gọi kéo dài và các cuộc họp cập nhật trạng thái.
Mặc dù có rất nhiều chiến lược quản lý thời gian hứa hẹn sẽ giúp bạn hiệu quả hơn, nhưng tất cả bắt đầu bằng việc làm đúng.
Ưu tiên là số nhân thời gian ban đầu. Tuy nhiên, trong khi những điều cơ bản về cách ưu tiên các nhiệm vụ là đơn giản (biết những nhiệm vụ nào cần được thực hiện và xếp hạng chúng cho phù hợp), thì đó là một bài tập đơn giản.
Vì vậy, hãy làm cho nó dễ dàng. Nhìn vào danh sách việc cần làm của bạn và hỏi bốn câu hỏi sau:
1. BẠN CÓ THỂ LOẠI BỎ NHIỆM VỤ NÀY?
Một trong những cách mạnh mẽ nhất để kiếm thêm thời gian là học cách nói không . Nói không mở ra thời gian cho công việc quan trọng. Trong khi nói có với các nhiệm vụ mà bạn biết không quan trọng có nghĩa là bạn nói không với các lựa chọn tốt hơn.
Tuy nhiên, điều này không phải lúc nào cũng dễ dàng. Tất cả chúng ta đều được trình bày với những nhiệm vụ mà chúng ta biết rằng chúng ta không nên làm nhưng chúng ta không thể tự mình từ chối. Nhưng nếu bạn muốn sử dụng nhiều số nhân thời gian hơn, bạn cần phải chống lại sự thôi thúc này.
2. NẾU BẠN KHÔNG THỂ LOẠI BỎ NÓ, BẠN CÓ THỂ TỰ ĐỘNG HÓA NÓ KHÔNG?
Có nhiều công cụ hơn bao giờ hết có thể giúp bạn tự động hóa các tác vụ không hiệu quả và giải phóng không gian cho công việc tập trung. Tuy nhiên, hầu hết chúng ta bỏ qua điều này và lặp đi lặp lại nhiều lần.
Tự động hóa là một hệ số nhân thời gian, nhưng nó không hoạt động cho tất cả mọi thứ. Kim Kadiyala của Zapier nói rằng có ba tiêu chí mà nhiệm vụ hoặc quy trình công việc của bạn cần phải đáp ứng để trở thành ứng cử viên tốt cho tự động hóa:
Nhiệm vụ không cần sự chú ý của bạn để hoàn thành (tức là bạn có thể thực hiện nó trong giấc ngủ của bạn)
Nó tốn thời gian và / hoặc gây phiền nhiễu
Quá trình không yêu cầu quá nhiều cá nhân hóa hoặc khéo léo
3. NÓ CÓ THỂ ĐƯỢC ỦY QUYỀN (HOẶC BẠN CÓ THỂ DẠY NGƯỜI KHÁC CÁCH LÀM KHÔNG?)
Mặc dù các tác vụ đơn giản có thể được loại bỏ hoặc tự động hóa, thật khó để từ bỏ những nhiệm vụ mà chúng tôi cảm thấy cần sự chú ý của chúng tôi. Trên thực tế, một nghiên cứu gần đây của Trường Kinh doanh London cho thấy hầu hết những người lao động tri thức dành tới 41% thời gian của họ cho những công việc có thể dễ dàng truyền lại cho người khác .
Sự thật là giảm tải cho các nhiệm vụ này là một hệ số nhân thời gian lớn.
Giả sử bạn có một nhiệm vụ chỉ mất 5 phút để hoàn thành. Ngay cả khi bạn dự trù kinh phí gấp 30 lần để dạy người khác (150 phút), cuối cùng bạn sẽ tiết kiệm cho mình 1.100 phút mỗi năm. (Năm phút mỗi ngày nhân với 250 ngày làm việc hàng năm = 1.250 phút dành cho việc đó.)
Bất cứ khi nào có thể, hãy tìm kiếm các tình huống mà bạn có thể ủy thác và giảm tải công việc tốn thời gian của mình cho người khác.
4. NHIỆM VỤ NÀY CẦN PHẢI ĐƯỢC THỰC HIỆN BÂY GIỜ?
Cuối cùng, nếu bạn không chắc chắn về cách xử lý một nhiệm vụ, hãy hỏi xem nó có đủ khẩn cấp để cần sự chú ý của bạn ngày hôm nay không.
Hiệu quả chỉ quan trọng nếu bạn đang làm đúng. Nếu bạn muốn giải phóng bản thân khỏi sự chuyên chế của 9-5 và làm những công việc thực sự, có ý nghĩa, bạn cần kiểm soát thời gian của mình. Điều đó có nghĩa là biết những gì xứng đáng với sự chú ý của chúng ta và tập trung ngày hôm nay sẽ giải phóng nhiều thời gian hơn cho chúng ta vào ngày mai.
Hệ số nhân thời gian giúp bạn làm cả hai. Và cũng giống như bất kỳ khoản đầu tư thông minh nào, bạn càng nhân lên thời gian của mình, các hợp chất hoàn trả càng nhiều.
"Số nhân thời gian" là gì và làm thế nào để cải thiện năng suất?
[Ảnh: hanamirae / iStock]
BỞI JORY MACKAY, TRÒ CHƠI CỨU HỘ4 PHÚT ĐỌC
Nếu bạn đang tìm kiếm lời khuyên về cách sắp xếp thời gian cho công việc quan trọng nhất của bạn mỗi ngày, bạn chắc chắn sẽ chạy qua câu nói nổi tiếng này của Abraham Lincoln:
Nếu tôi có sáu giờ để chặt cây, tôi sẽ dành bốn giờ đầu để mài rìu.
Vâng, Abe. Chúng tôi hiểu rồi. Sẽ hiệu quả hơn nhiều khi cung cấp cho mình các công cụ phù hợp và lên kế hoạch trước khi bạn lao đầu vào một vấn đề. Tuy nhiên, có bao nhiêu người trong chúng ta làm điều đó với ngày làm việc của chúng tôi?
Thay vì lập kế hoạch đúng và thiết lập đúng công cụ , chiến lược quản lý thời gian và quy trình làm việc, chúng tôi ngồi xuống vào buổi sáng và tưởng tượng một lá cờ ca rô vẫy trước mắt. Trước khi chúng tôi biết điều đó, chúng tôi đặt bàn đạp xuống sàn cho đến khi chúng tôi đi đến cuối ngày hoặc hết xăng (hay còn gọi là kiệt sức ).
Nhưng thật điên rồ khi nghĩ rằng chúng ta có thể theo kịp nhịp sống này lâu dài. Thay vào đó, chúng ta cần tìm cách để có được nhiều hơn từ thời gian giới hạn chúng ta có mỗi ngày. Chúng ta cần làm sắc nét các trục của chúng tôi. Chúng ta cần số nhân thời gian.
HIỆU ỨNG SỐ NHÂN: LÀM THẾ NÀO MỘT SỐ CHIẾN LƯỢC NHẤT ĐỊNH CÓ TÁC ĐỘNG QUÁ MỨC ĐẾN NGÀY VÀ CUỘC SỐNG CỦA BẠN
Theo nghĩa cơ bản nhất của từ này, một số nhân của Google là một người, công cụ hoặc chiến lược tạo ra một kết quả không tương xứng so với đầu tư.
Ví dụ: nếu bạn đầu tư 100 đô la vào giá đỡ chuối của mình và kết quả là doanh thu 1.000 đô la, thì khoản đầu tư đó là một cấp số nhân.
Một ý tưởng đơn giản hơn là một cái búa. Nó khuếch đại nỗ lực của bạn để tạo ra nhiều sản lượng hơn (và là một địa ngục ít đau đớn hơn nhiều so với cố gắng đập một cái đinh vào tường bằng tay không).
Tất cả chúng ta đều thích ý tưởng nhận được một cái gì đó cho (hầu như) không có gì. Và may mắn thay, bạn có thể làm tương tự với thời gian của bạn.
Hệ số nhân thời gian là một chiến lược hoặc công cụ tạo ra nhiều thời gian rảnh hơn cho bạn trong tương lai. Đó là cách quản lý thời gian tương đương với việc mài rìu của bạn.
Có tất cả các loại số nhân thời gian bạn có thể sử dụng, từ các ứng dụng năng suất đến các chiến lược như Bắt đầu mọi thứ . Nhưng đây là một vài ví dụ đơn giản bạn có thể sử dụng để bắt đầu.
DANH SÁCH VIỆC CẦN LÀM: NHÂN THỜI GIAN CỦA BẠN BẰNG CÁCH HỌC CÁCH ƯU TIÊN ĐÚNG CÁCH CHO CÁC NHIỆM VỤ
Một trong những cách đơn giản nhất bạn có thể nhân lên thời gian mỗi ngày là sử dụng nó hiệu quả hơn. Một giờ tập trung vào một nhiệm vụ có ý nghĩa có hiệu quả gần gấp tám lần so với cả ngày dành cho việc thiếu quyết đoán hoặc phân tán giữa các email vô nghĩa, các cuộc gọi kéo dài và các cuộc họp cập nhật trạng thái.
Mặc dù có rất nhiều chiến lược quản lý thời gian hứa hẹn sẽ giúp bạn hiệu quả hơn, nhưng tất cả bắt đầu bằng việc làm đúng.
Ưu tiên là số nhân thời gian ban đầu. Tuy nhiên, trong khi những điều cơ bản về cách ưu tiên các nhiệm vụ là đơn giản (biết những nhiệm vụ nào cần được thực hiện và xếp hạng chúng cho phù hợp), thì đó là một bài tập đơn giản.
Vì vậy, hãy làm cho nó dễ dàng. Nhìn vào danh sách việc cần làm của bạn và hỏi bốn câu hỏi sau:
1. BẠN CÓ THỂ LOẠI BỎ NHIỆM VỤ NÀY?
Một trong những cách mạnh mẽ nhất để kiếm thêm thời gian là học cách nói không . Nói không mở ra thời gian cho công việc quan trọng. Trong khi nói có với các nhiệm vụ mà bạn biết không quan trọng có nghĩa là bạn nói không với các lựa chọn tốt hơn.
Tuy nhiên, điều này không phải lúc nào cũng dễ dàng. Tất cả chúng ta đều được trình bày với những nhiệm vụ mà chúng ta biết rằng chúng ta không nên làm nhưng chúng ta không thể tự mình từ chối. Nhưng nếu bạn muốn sử dụng nhiều số nhân thời gian hơn, bạn cần phải chống lại sự thôi thúc này.
2. NẾU BẠN KHÔNG THỂ LOẠI BỎ NÓ, BẠN CÓ THỂ TỰ ĐỘNG HÓA NÓ KHÔNG?
Có nhiều công cụ hơn bao giờ hết có thể giúp bạn tự động hóa các tác vụ không hiệu quả và giải phóng không gian cho công việc tập trung. Tuy nhiên, hầu hết chúng ta bỏ qua điều này và lặp đi lặp lại nhiều lần.
Tự động hóa là một hệ số nhân thời gian, nhưng nó không hoạt động cho tất cả mọi thứ. Kim Kadiyala của Zapier nói rằng có ba tiêu chí mà nhiệm vụ hoặc quy trình công việc của bạn cần phải đáp ứng để trở thành ứng cử viên tốt cho tự động hóa:
Nhiệm vụ không cần sự chú ý của bạn để hoàn thành (tức là bạn có thể thực hiện nó trong giấc ngủ của bạn)
Nó tốn thời gian và / hoặc gây phiền nhiễu
Quá trình không yêu cầu quá nhiều cá nhân hóa hoặc khéo léo
3. NÓ CÓ THỂ ĐƯỢC ỦY QUYỀN (HOẶC BẠN CÓ THỂ DẠY NGƯỜI KHÁC CÁCH LÀM KHÔNG?)
Mặc dù các tác vụ đơn giản có thể được loại bỏ hoặc tự động hóa, thật khó để từ bỏ những nhiệm vụ mà chúng tôi cảm thấy cần sự chú ý của chúng tôi. Trên thực tế, một nghiên cứu gần đây của Trường Kinh doanh London cho thấy hầu hết những người lao động tri thức dành tới 41% thời gian của họ cho những công việc có thể dễ dàng truyền lại cho người khác .
Sự thật là giảm tải cho các nhiệm vụ này là một hệ số nhân thời gian lớn.
Giả sử bạn có một nhiệm vụ chỉ mất 5 phút để hoàn thành. Ngay cả khi bạn dự trù kinh phí gấp 30 lần để dạy người khác (150 phút), cuối cùng bạn sẽ tiết kiệm cho mình 1.100 phút mỗi năm. (Năm phút mỗi ngày nhân với 250 ngày làm việc hàng năm = 1.250 phút dành cho việc đó.)
Bất cứ khi nào có thể, hãy tìm kiếm các tình huống mà bạn có thể ủy thác và giảm tải công việc tốn thời gian của mình cho người khác.
4. NHIỆM VỤ NÀY CẦN PHẢI ĐƯỢC THỰC HIỆN BÂY GIỜ?
Cuối cùng, nếu bạn không chắc chắn về cách xử lý một nhiệm vụ, hãy hỏi xem nó có đủ khẩn cấp để cần sự chú ý của bạn ngày hôm nay không.
Hiệu quả chỉ quan trọng nếu bạn đang làm đúng. Nếu bạn muốn giải phóng bản thân khỏi sự chuyên chế của 9-5 và làm những công việc thực sự, có ý nghĩa, bạn cần kiểm soát thời gian của mình. Điều đó có nghĩa là biết những gì xứng đáng với sự chú ý của chúng ta và tập trung ngày hôm nay sẽ giải phóng nhiều thời gian hơn cho chúng ta vào ngày mai.
Hệ số nhân thời gian giúp bạn làm cả hai. Và cũng giống như bất kỳ khoản đầu tư thông minh nào, bạn càng nhân lên thời gian của mình, các hợp chất hoàn trả càng nhiều.
Nhận xét
Đăng nhận xét